Guide til at skrive en virksomheds-e-mail
Stærke kommunikationsevner er et vigtigt aktiv på nutidens arbejdsplads. Med moderne teknologi udføres mere arbejde på computere, og e-mail er blevet en primær kommunikationsmetode for professionelle. At vide, hvordan man skriver en virksomheds-e-mail, kan hjælpe dig med at forbedre dine kommunikationsevner og skille dig ud for kolleger og kunder.
I denne artikel diskuterer vi alt, hvad du behøver at vide for at skrive en god forretnings-e-mail, inklusive tips og eksempler.
Hvad er en virksomheds-e-mail?
En virksomheds-e-mail er en form for skriftlig kommunikation, der sendes til modtageren elektronisk over internettet. Formålet med en virksomheds-e-mail er ofte at formidle information eller at bede modtageren om at handle. Mens e-mail ofte er mindre formel end andre former for kommunikation, følger en virksomheds-e-mail ofte en professionel tone, stil og format, der er designet til at fremkalde det forventede svar fra modtageren.
Sådan skriver du en virksomheds-e-mail
Følg disse trin for at skrive en fantastisk professionel e-mail:
Vælg en tydelig emnelinje.
Begynd med en hilsen.
Angiv dit formål.
Luk med en professionel signatur.
Korrekturlæst.
1. Vælg en tydelig emnelinje
Emnelinjen er en kort oversigt over, hvad din e-mail handler om. Emnelinjen lader modtageren vide, hvad de skal forvente at finde mere information om, når de åbner din e-mail. Det er vigtigt, at emnelinjen er klar og professionel for at sikre, at modtageren forstår formålet med e-mailen og åbner din e-mail for at læse den. Det er bedst at være direkte og tydelig i emnelinjen for at forhindre, at din e-mail ved en fejl bliver overset eller slettet.
2. Begynd med en hilsen
Hver virksomheds-e-mail bør begynde med en professionel hilsen. Din hilsen skal være kortfattet og skal sigte mod at henvende sig til modtageren ved navn. Men hvis du ikke kender modtagerens navn, kan du i stedet bruge deres faglige titel. Nogle få eksempler på hilsener, der almindeligvis bruges i forretnings-e-mails, omfatter “Kære”, “Godmorgen/eftermiddag/aften”, “Hej” og “Hilsen”.
3. Angiv dit formål
Hver virksomheds-e-mail skal have et formål, og helst skal der kun være ét formål pr. e-mail. Prøv at sikre, at din e-mail formidler en klar besked relateret til et bestemt emne, opgave eller anmodning. Dette vil hjælpe med at sikre, at vigtige detaljer ikke går glip af og vil hjælpe med at forhindre forvirring. At starte din e-mail med en sætning, der klart angiver formålet, kan hjælpe med at sikre, at modtageren forstår, hvorfor du skriver e-mailen.
For eksempel, “Jeg skriver denne e-mail for at informere dig om, at der er foretaget ændringer i vores privatlivspolitik. Gennemgå venligst følgende ændringer, og lad mig vide, hvis du har spørgsmål.”
4. Luk med en professionel underskrift
I en virksomheds-e-mail fungerer din e-mails signaturlinje som et visitkort. Mange virksomheder har forudformaterede signaturer til deres medarbejdere. En professionel signatur omfatter typisk en formel afsluttende hilsen, dit navn, faglige titel, navnet på din virksomhed og dine kontaktoplysninger. Din professionelle signatur kan også indeholde din virksomheds logo eller et billede af dig selv.
5. Korrektur
Når du er færdig med at skrive din e-mail, bør du læse korrektur på e-mailen for stave- og grammatikfejl. Du bør også sørge for, at din e-mails besked er klar. Når du læser korrektur på en virksomheds-e-mail, så prøv at tænke på dig selv som modtageren, der læser e-mailen for at sikre, at du har brugt den passende tone, stil og format. Til sidst, hvis der skulle være vedhæftede filer, skal du dobbelttjekke, at du har vedhæftet dokumenterne, før du sender e-mailen.
Eksempler på virksomhedsmail
Her er et eksempel på to forskellige typer virksomheds-e-mails skrevet af den samme person. Den ene er skrevet til en kollega og den anden er skrevet til en kunde:
Eksempel på virksomhedsmail til kollega
Til: Johnathon Roman
Re: Salgsprojektets tidslinjerevision: Gennemgå venligst
Vedhæftede filer: Tidslinje for salgskonkurrenceprojekt
Besked:
Kære Johnathon,
Jeg skriver denne e-mail for at fortælle dig, at projektdeadline for det salgskonkurrenceprojekt, vi har arbejdet på, er rykket en uge op. Den nye deadline er den 20. december i stedet for den 27. december. På grund af denne ændring bliver vi nødt til at foretage justeringer af tidslinjen for at sikre, at hver opgave i projektet er afsluttet inden for deadline. Jeg har vedhæftet et opdateret projekttidslinjeforslag. Gennemgå og lad mig vide, om du vil være i stand til at fuldføre dine tildelte opgaver inden for de nye deadlines. Lad mig vide, hvis der er spørgsmål eller bekymringer.
Tak skal du have,
Monica Lewis
Salgsleder
Life Touch Forsikringsgruppe
Telefon: (888) 888-8888
E-mail: monica.lewis@email.com
